Conflictul de interese

I. Scopul Politicii privind Conflictele de Interese

OTP Leasing Romania IFN SA (avand sediul in Bucuresti pe Str.Nicolae Caramfil, Nr. 71-73, etaj 5, sector 1, cod postal 014142, Cod Unic de Inregistrare 21956480; Atribut fiscal: RO; Identificator Unic la Nivel European (EUID): ROONRC.J40/11810/2007, nr. de ordine in Registrul Comertului J40/11810/19.06.2007, nr. in Registrul General al B.N.R.: RG-PJR-41-080169/2007, nr. in Registrul Special al B.N.R.: RS-PJR-41-080054/14.08.2008, inscrisa in Registrul de Evidenta al operatorilor de date cu caracter personal la nr. 5991 furnizeaza servicii de leasing financiar clientilor sai.

Politica privind conflictul de interese rezuma circumstantele care conduc sau pot duce la un conflict de interese care poate provoca consecinte negative pentru client. Politica privind conflictul de interese cuprinde principiile, in conformitate cu Ordonanta nr. 51/ 1997 privind operațiunile de leasing și societățile de leasing , Directiva si alte acte juridice conexe, dar nu prezinta integralitatea reglementarilor si politicilor urmate de OTP Leasing Romania IFN SA in cursul executarii serviciilor sale de leasing financiar.

In cursul activitatilor sale, Compania arata atentia profesionala cuvenita, asa cum se asteapta de la o institutie financiara nebancara si, astfel, acorda prioritate intereselor clientilor sai in fiecare faza a activitatii sale. Compania incearca sa incurajeze relatii pe termen lung cu clientii sai si sa imbunatateasca satisfactia acestora. Pentru a castiga increderea necesara in acest sens, Compania considera ca este necesar sa se asigure ca se ofera o protectie sporita intereselor clientilor sai.

In politica privind conflictul de interese, Compania specifica acele circumstante care, pe parcursul prestarii serviciilor de leasing financiare, precum si al serviciilor financiare aferente, conduc sau pot conduce la un conflict de interese care ar putea cauza consecinte negative pentru clienti. Politica defineste, de asemenea, acele reguli si masuri procedurale detaliate care permit prevenirea, identificarea si gestionarea unor astfel de situatii de conflict de interese care pot prejudicia clientii.

Luand masurile necesare si aplicand procedurile adecvate, Compania incearca sa se asigure ca angajatii sai si ai OTP Bank Group, precum si orice persoana asociata Companiei iau la cunostinta si indeplinesc cerintele specificate in reglementarile interne si au o conduita care nu incalca prevederile acestor reglementari.

Prin politica sa privind Conflictele de interese, Compania va informa clientii sai despre metodele si produrile aplicate pentru a identifica si gestiona conflictele de interese.

 

II. Definitii

 

Angajati:

persoane care au o relatie juridica cu Compania in vederea indeplinirii activitatii.

Compania:

OTP Leasing Romania IFN SA

Persoane asociate cu Compania:

In sensul Politicii privind conflictul de interese, urmatoarele persoane vor fi calificate ca persoane asociate cu Compania:

 director, partener sau echivalent, director executiv sau agent delegat al Companiei, asa cum se specifica in Actul Constitutiv si in Regulamentul de Organizare si Functionare;

 director, partener sau echivalent sau director executiv al agentului delegat al Companiei, asa cum se specifica in Actul Constitutiv si in Regulamentul de Organizare si Functionare;

 angajat al Companiei sau al agentului sau delegat sau oricare alta persoana fizica care presteaza servicii in numele sau sub autoritatea Companiei sau al agentului ei delegat si care participa la executarea serviciilor de leasing financiar ale Companiei;

 o persoana fizica care participa direct la serviciile prestate Companiei sau agentului sau delegat printr-o solutie de externalizare a carei scop este de a efectua serviciile de leasing financiar ale Companiei.

 

Servicii de leasing financiar:

Serviciile sunt prevazute in OG 51/ 1997 privind operațiunile de leasing și societățile de leasing

Legislatie aplicabila:

OG 51/ 1997 privind operațiunile de leasing și societățile de leasing

Persoana relevanta:

in legatura cu Compania, oricare dintre persoanele enumerate mai jos:

 membru al Consiliului de Supraveghere sau al Directoratului, așa cum se specifica in Actul Constitutiv si in Regulamentul de Organizare si Functionare;

 Director, partener sau echivalent sau director executiv al agentului delegat al Companiei, in conformitate cu dispozitiile care reglementeaza organizarea acestuia;

 angajat al Companiei sau al agentului sau delegat sau al oricarei alte persoane fizice care isi pune serviciile la dispozitia Companiei si care participa la executarea serviciilor de leasing financiar ale Companiei;

 o persoana fizica care participa direct la serviciile prestate Companiei sau agentului sau delegat printr-o solutie de externalizare a carei scop este de a efectua serviciile de leasing financiar ale Companiei.

Mediu durabil:

permite unui client sa stocheze informatii care ii sunt adresate personal, intr-un mod care permite ca informatiile respective sa poata fi consultate ulterior pe o perioada de timp adaptata scopului acestor informatii si care permite reproducerea fidela a informatiilor stocate.

Client:

orice persoana fizica sau juridica careia Compania ii furnizeaza servicii de leasing financiar. In sensul politicii privind conflictul de interese si in vederea furnizarii de informatii, evaluarii si obligatiei de colectare a informatiilor pre-contractuale cu privire la clienti, orice persoana care intentioneaza sa utilizeze serviciile de leasing financiar ale OTP Leasing Romania IFN SA este considerata, de asemenea, client.

 

III. Sfera de aplicare a politicii privind conflictul de interese

 

Politica privind conflictul de interese defineste principiile, procedurile si functiile de control aplicabile diferitelor situatii legate de prestarea serviciilor de leasing financiar de catre Compania. 

Sfera de aplicare a prezentei politici privind conflictele de interese nu acopera si acele cazuri de conflicte de interese legate de alte servicii si activitati desfasurate.

In ceea ce priveste Grupul OTP, Politica privind conflictul de interese tine cont de circumstantele despre care Compania are sau ar trebui sa aiba informatii si care pot duce la conflicte de interese generate ca urmare a structurii si activitatilor celorlalti membri ai Grupului.

Politica privind conflictul de interese se aplica Companiei, angajatilor sai, persoanelor asociate cu Compania si conflictelor de interese aparute intre

 Compania si client(i);

 angajatii Companiei, persoana (persoanele) in cauza si Compania sau partenerii de afaceri;

 clienti sau grupuri de clienti.

 

IV. Circumstante care conduc la conflicte de interese

 

Ofiterul de conformitate va evalua situatiile si circumstantele din care rezulta conflicte de interese cel putin din urmatoarele privinte:

 din perspectiva protectiei consumatorului, in special cu privire la informatii neconcordante transmise intre Companie si client;

 din perspectiva supravegherii pietei, inclusiv verificarea oricarui abuz de informatii privilegiate;

 din perspectiva prudentialitatii, concentrandu-se in special pe frauda asociata ineficientelor ingineriei proceselor sau deficientelor sistemului de control intern sau a procedurilor interne

Orice conflict de interese real sau potential care poate avea consecinte adverse pentru client trebuie considerat un conflict de interese in sensul prezentei politici. Cazurile examinate de Compania pentru conflictul de interese includ, dar nu sunt limitate la urmatoarele:

 Compania sau o persoana asociata Companiei este probabil sa obtina un profit financiar sau sa evite o pierdere financiara in detrimentul unui client;

 Compania sau o persoana asociata Companiei are un interes referitor la rezultatul unui serviciu furnizat clientului, care este diferit de cel al clientului in ceea ce priveste rezultatul;

 Compania sau o persoana asociata cu o Compania, datorita unor activitati financiare sau de alta natura, acorda prioritate interesului unui alt client sau grup de clienti in detrimentul altuia;

 Compania sau o persoana asociata cu Compania are interese in aceeasi tranzactie ca si clientul;

 Compania sau o persoana asociata cu Compania primeste sau va primi, in legatura cu serviciul furnizat clientului, un beneficiu monetara sau nemonetar sau un stimulent sub forma unui serviciu.

 

Când va dezvolta servicii si va introduce noi produse, Compania va cauta sa previna generarea conflictelor de interese. In cazul in care conflictul de interese nu poate fi exclus intr-o arie de activitate, Compania va gestiona structura organizationala si reglementarile interne astfel incat sa poata garanta ca un astfel de conflict de interese nu va fi in detrimentul clientilor. Cu toate acestea, daca nici dupa ce luarea masurilor adecvate nu este posibila excluderea unui potential conflict de interese in cazul anumitor servicii sau clienti, Compania va informa in prealabil clientul pentru a permite acestuia sa ia o decizie in cunostinta de cauza daca doreste sa utilizeze serviciul.

 

V. Gestionarea conflictelor de interese

 

Orice conflict de interese real sau potential generat in cursul activitatilor Companiei si care are sau poate avea efecte negative pentru clienti trebuie gestionat de catre Companie. Pentru a evita conflictul de interese care sunt in detrimentul clientilor, Compania se asigura ca persoanele relevante implicate in diferitele activitati care genereaza un conflict de interese isi desfasoara activitatile independent in masura in care este adecvat activitatilor si dimensiunii activitatii Companiei si a Grupului Bancar si riscului de daune care afecteaza interesele clientilor.

 

In acest scop, Compania

- dezvolta proceduri eficiente pentru prevenirea sau controlul schimbului de informatii intre persoanele relevante cu risc de conflict de interese;

- asigura supravegherea separata in cazul persoanelor ale caror functii principale presupun executarea de activitati in numele sau furnizarea de servicii clientilor si ale caror interese pot fi in conflict sau care pot reprezenta, in orice alt mod, interese contradictorii sau diferite, inclusiv cu interesele Companiei;

- exclude corelarea directa intre remunerarea angajatilor care indeplinesc atat atributii legate de serviciile de leasing financiar si cele conexe precum si atributii legate de alte activitati, daca exista un conflict de interese intre aceste activitati;

- se asigura ca a intreprins toate masurile necesare pentru a preveni orice influenta nepermisa pe care alte persoane le-ar putea avea asupra persoanelor relevante care

desfasoara servicii de leasing financiar sau angajatii care indeplinesc sarcini in cadrul unor astfel de activitati de servicii de leasing financiar;

- elimina orice obstacole in verificarea unui conflict de interese care poate lua nastere atunci cand angajatii care indeplinesc atributii in cadrul activitatilor legate de serviciile de leasing financiar indeplinesc si alte atributii.

 

Daca masurile si reglementarile specificate in Politica privind conflictele de interese nu sunt suficiente, Compania are dreptul sa aplice masuri suplimentare pentru a gestiona riscurile generate de conflictul de interese.

Daca anumite situatii pot duce la un conflict de interese in detrimentul clientilor si care ar provoca daune clientului si Compania nu are o procedura eficienta pentru a gestiona aceste situatii, Compania este obligata sa informeze clientul despre natura si sursa acestui conflict de interese. Compania va lua toate masurile rezonabile pentru a elimina orice conflict de interese care cauzeaza daune clientului.

Compania poate lua in considerare informarea clientului despre situatia de conflict de interese doar ca ultima solutie in gestionarea acestuia, daca solutiile organizationale si administrative dezvoltate de Compania pentru prevenirea sau gestionarea conflictelor de interese se dovedesc insuficiente pentru a preveni daunele aduse intereselor clientului. Informatiile furnizate vor preciza clar ca solutiile organizatorice si administrative dezvoltate de Compania pentru prevenirea sau gestionarea conflictelor de interese se dovedesc insuficiente pentru a preveni daunele aduse intereselor clientului. Informatiile descriu in mod specific conflictele de interese care pot aparea atunci când furnizeaza servicii de leasing financiar, tinând cont de natura clientului care primeste informatiile. Informatiile furnizate clientului despre conflictul de interese vor fi suficient de detaliate - incluzând natura si sursele conflictelor de interese, riscurile pentru client ca urmare a conflictelor de interese si masurile luate pentru atenuarea acestor riscuri - pentru a permite clientului sa ia o decizie in cunostinta de cauza despre serviciile de leasing financiar cu privire la care au aparut conflictele de interese. Informatiile despre conflictul de interese sunt furnizate clientului pe un suport durabil sau, cu conditia indeplinirii cerintelor relevante, prin intermediul site-ului web.

 

Compania foloseste urmatoarele proceduri si masuri menite sa identifice, previna si gestioneze situatiile de conflict de interese:

 Compania are o functie de conformitate independenta si o organizare ale caror sarcini includ, printre altele, identificarea, prevenirea si gestionarea conflictelor de interese;

 Compania foloseste proceduri interne pentru a se asigura ca sunt descoperite si identificate conflictele de interese la introducerea de noi produse si servicii sau la furnizarea serviciilor existente unui nou grup de clienti;

 Compania foloseste metode de separare organizationala, adica separarea fizica a unitatilor organizationale sau alte metode, inclusiv gestionarea si controlul in cadrul organizatiei si mentinerea unui nivel suficient de independenta;

 Compania are in vigoare reglementari si proceduri interne eficiente care respecta legea si care previn abuzul de piata, inclusiv tranzactionarea pe baza informatiilor privilegiate, dezvaluirea ilegala a informatiilor privilegiate si manipularea pietei, precum si prevenirea utilizarii abuzive a informatiilor confidentiale ale clientilor care sunt protejate de lege sau orice alte informatii confidentiale.

 Compania isi dezvolta schemele interne de stimulare intr-un mod in care interesele clientilor sunt prioritare in fiecare faza a procesului. Compania dezvolta reglementari interne pentru a garanta ca toti clientii si grupurile de clienti primesc tratament egal;

 Compania nu accepta nicio suma sau beneficiu daca aceasta nu respecta criteriile prevazute la articolul 24 din Directiva 2014/65/UE privind stimulentele si in Regulamentul nr.10/4/2018 privind protejarea instrumentelor financiare si a fondurilor care apartin clientilor, obligatiile de guvernanta a produsului si normele aplicabile la acordarea sau primirea de onorarii, comisioane sau alte tipuri de beneficii pecuniare sau nepecuniare.

 Ofera informatii clientilor sai in legatura cu principiile generale si procedurile aplicate de Compania pentru a identifica si gestiona situatiile de conflict de interese. Daca un client incadrat ca actual sau viitor client solicita mai multe informatii despre Politica privind conflictele de interese, angajatii Companiei vor oferi informatiile solicitate.

 Compania furnizeaza informatii clientilor sai legate de servicii, produse si conditii si, in acest proces, respecta reglementarile legale privind protectia consumatorilor;

 Compania mentioneaza regulile aplicabile angajatilor sai in ceea ce priveste acceptarea remunerarii monetare sau non-monetare;

 Compania asigura instruirea angajatilor sai privind identificarea, prevenirea si gestionarea eficienta a situatiilor de conflict de interese;

 Compania identifica toate situatiile de conflict de interese care pot aparea din alte activitati desfasurate de Compania sau de grup si implementeaza proceduri adecvate pentru gestionarea lor. In cazul in care Compania nu poate gestiona un anume conflict de interese pe baza procedurilor implementate, nu va participa in tranzactie;

 ca o institutie de financiar nebancara care ofera servicii de lesing financiar, Compania se asigura ca dispune de mecanisme de control adecvate pentru a gestiona orice conflict de interese intre diversi clienti care utilizeaza aceste servicii;

 Compania detine sisteme, mecanisme de control si proceduri destinate sa identifice si sa previna sau sa gestioneze conflictele de interese provenite din supraestimarea sau subestimarea emisiunilor sau din implicarea partilor afectate in proces;

 Compania stabileste, introduce si mentine solutii interne eficiente, in special transferul controlat de date, pentru a preveni sau gestiona conflictele de interese care apar atunci când persoanele responsabile pentru furnizarea de servicii financiare sunt direct implicate in decizia emitentului relevanta pentru recomandarile date privind alocarea;

 Compania stabileste, introduce si mentine solutii interne eficiente, in special transferul controlat de date, pentru a preveni sau gestiona conflictele de interese care apar pe parcursul prestarii serviciilor de leasing financiar catre clientilor in organizarea carora Compania este implicata si primeste un comision, taxa sau un beneficiu monetar sau nemonetar;

 Compania permite ca informatiile relevante referitoare la situatia financiara a emitentului sa fie divulgate organizatiilor din grup care actioneaza in calitate de creditori, cu conditia ca aceasta sa nu incalce restrictiile privind divulgarea informatiilor implementate de entitate pentru protectia clientului.

 

VI. Procedura Companiei

 

Tinând cont de cerintele legale, de asteptarile autoritatilor de reglementare si de cele mai bune practici in afaceri, Compania va elabora reglementari interne adecvate care sa permita identificarea si gestionarea eficienta a situatiilor de conflict de interese.

Cu participarea unitatilor organizationale afectate, Compania monitorizeaza potentialele conflicte de interese, defineste tipurile generale de conflicte de interese date si posibilele cazuri de conflict si, pe baza acestora, stabileste criteriile pentru declararea conflictelor de interese si procedurile si masurile luate pentru gestionarea lor.

Atunci când un serviciu este oferit unui nou grup de clienti, Compania trebuie sa identifice posibilele conflicte de interese aferente serviciului si, daca aceasta are drept rezultat un conflict de interese real in sensul prezentei politici, unitatea organizationala va propune o procedura eficienta pentru gestionarea lui.

Compania tine, in conformitate cu Regulamentul, un registru de conflicte de interese aferent serviciilor de leasing financiar furnizate, in timpul carora a aparut sau poate aparea un conflict de interese care prezinta un risc de afectare a intereselor clientului/ clientilor. Acest registru va contine masurile si procedurile aplicate pentru gestionarea conflictelor de interese identificate. Cel putin o data pe an, conducerea superioara a Companiei primeste un raport scris cu privire la situatiile actuale relevante mentionate in registrul conflictelor de interese.

Compania va actualiza continuu registrul cu orice cazuri raportate, cu cazuri de conflict de interese identificate in alt mod, cu modificari in conflictul de interese identificat si cu masurile aplicate.

Compania va analiza in mod regulat (cel putin anual) Politica privind conflictele de interese si registrul conflictelor de interese si, daca este necesar, va efectua analize suplimentare. In cursul revizuirii, Compania va lua masurile necesare pentru gestionarea deficientelor.

Directia Conformitate este responsabila de coordonarea sarcinilor legate de situatiile de conflict de interese si de mentinerea registrului in cadrul Companiei.

In cazul aveti intrebari sau comentarii referitoare la Politica privind conflictul de interese, va rugam sa contactati Compania pentru informatii detaliate.