OTP Leasing Romania IFN SA (denumita in continuare: Compania) are un interes de afaceri legitim si o obligatie statutara de a se asigura ca interesele personale ale angajatilor sai si ale membrilor organelor sale de conducere nu contravin intereselor de afaceri si angajamentelor Companiei si ale clientilor acesteia.
Pentru asigurarea indeplinirii obligatiilor de mai sus, OTP Leasing Romania IFN a dezvoltat reglementari pe aria conflictelor de interese, respectiv o Politica privind conflictul de interese (Politica) si o procedura de aplicare a acesteia, adapatand regulile generale pe aceasta arie ale Grupului din care face parte, la structura organizatorica, de conducere si la serviciile oferite.
In cuprinsul acestui document redam aspectele principale reglementate prin Politica privind conflictul de interese si procedura de aplicare a acesteia pentru identificarea, evaluarea, gestionarea, monitorizarea si raportarea situatiilor de conflicte de interese.
Conflictul de interese este acea situatie sau imprejurare in care interesul personal, direct ori indirect, al personalului si membrilor structurii de conducere a Companiei contravine interesului Companiei, astfel incat afecteaza sau ar putea afecta independenta si impartialitatea acestora in luarea deciziilor ori indeplinirea la timp si cu obiectivitate a indatoririlor care le revin in exercitarea atributiilor de serviciu.
I. PERSOANE IMPLICATE SI OBLIGATII DE DEZVALUIRE
Politica se adreseaza tuturor candidatilor la o pozitie in cadrul Companiei, angajatilor precum si membrilor organului de conducere, stabilind pentru acestia obligatii de dezvaluire a unor informatii in scopul prevenirii materializarii unor conflicte de interese.
Informatiile, mentionate mai sus, au in vedere cel putin urmatoarele:
- relatiiile de rudenie cu alti angajati ai Companiei;
- rapoarte juridice suplimentare;
- calitati / interese avute in intreprinderi/ companii / asociatii non-profit/ minoritati/ autoritati locale;
In decursul exercitarii drepturilor si a indeplinirii obligatiilor care rezulta din raporturile de munca, angajatorul si angajatul vor coopera unul cu celalalt si vor actiona potrivit cerintelor de buna credinta si integritate. In acest context, angajatul va informa imediat angajatorul cu privire la toate faptele si imprejurarile si la modificarile acestora - care pot avea un efect semnificativ asupra exercitarii drepturilor si indeplinirii obligatiilor.
De asemenea, angajatii:
- nu pot stabili un raport juridic suplimentar in vederea desfasurarii activitatii fara acordul angajatorului;
- trebuie sa raporteze daca o ruda/afin de-ale sale devine membru al unei entitati comerciale (intreprinderi) care exercita aceleasi activitati sau similare cu cele ale Companiei, sau care desfasoara periodic relatii de afaceri cu Companie, sau care a incheiat un raport juridic in vederea desfasurarii activitatii de manager, sau care a achizitionat o participatie la un angajator care este de asemenea angajat in respectivele activitati.
Personalul din cadrul Departamentului Conformitate efectueaza verificari de specialitate continue pe aria conflictelor de interese. In urma analizei efectuate, acesta va trimite persoanelor implicate opinia de conformitate si masurile necesare.
II. SITUATII DE CONFLICTE DE INTERESE
Cel putin urmatoarele situatii vor fi considerate situatii de conflict de interese:
- Semnarea de documente in calitate de reprezentant al Companiei, in cadrul carora angajatul respectiv are un interes personal direct sau indirect;
- Evaluarea unui dosar de leasing sau aprobarea unei tranzactii de leasing atunci cand angajatul are un interes personal direct sau indirect in legatura cu titularul solicitarii/beneficiarul real al tranzactiilor de leasing;
- Folosirea de informatii confidentiale in scop personal;
- Primirea de foloase necuvenite de la terti, in scopul obtinerii unor interese personale;
- Existenta unei relatii de rudenie/afinitate intre salariati din cadrul aceleiasi entitati organizationale;
- Existenta unei relatii directe de gestionare, control sau supraveghere in cadrul relatiilor de munca intre angajat si o ruda a acestuia.
III. INTERDICTII
APLICABILE TUTUROR ANGAJATILOR:
- In cursul oricarei tranzactii sau relatii comerciale cu Compania, angajatul Companiei nu poate actiona in calitate de Administrator/ persoana care isi da consimtamantul/inspector/ reprezentant autorizat:
-in aspecte care il vizeaza personal pe el sau pe rudele sale - indiferent daca respectiva ruda este autorizata sa actioneze in numele unui terte parti - sau in aspecte legate de orice persoana fizica, juridica sau organizatie fara personalitate juridica (in special, dar nu in mod exclusiv asociatii de afaceri, asociatii, fundatii si asociatii de proprietari) in care angajatul are orice interes (in special, dar nu in mod exclusiv proprietari, directori executivi, angajati care ocupa functii executive sau angajati ai organizatiei date care au in mod direct sau indirect puteri decizionale cu privire la finantele respectivei organizatii); si
-in legatura cu tranzactii in care angajatul are orice interes (in special, dar nu in mod exclusiv angajatii care detin o procura/imputernicire sau care sunt beneficiari dupa deces).
- Angajatul nu poate achizitiona o participatie - cu exceptia de parti sociale intr-o societate publica - intr-o entitate comerciala (intreprindere) care exercita aceleasi activitati sau similare cu cele ale Companiei, sau care desfasoara periodic relatii de afaceri cu Companie;
- Angajatul nu poate incheia, in nume propriu sau in beneficiul sau o tranzactie care se incadreaza in sfera de aplicare a activitatilor Companiei
- Angajatul nu va folosi informatiile obtinute prin intermediul sau in timpul indeplinirii atributiilor sale de serviciu in legatura cu operatiunile si clientii, si nu va dezvalui respectivele informatii persoanelor neautorizate sau nu va permite accesul persoanelor neautorizate la respectivele informatii.
APLICABILE MEMBRILOR ORGANULUI DE CONDUCERE
- Membrii Consiliului de Administratie si Directorii Executivi/Directorii/Managerii nu pot participa la pregatirea si luarea deciziilor legate de orice angajament ce urmeaza sa fie asumat de catre Companie, daca acestia detin o functie de conducere sau detin o participatie calificata in clientul fata de care riscul este asumat.
- Membrii Consiliului de Administratie, un angajat sau un expert/colaborator numit de catre Companie nu poate participa la pregatirea si luarea unei decizii, in care acestia sau rudele apropiate/ afinii sau o entitate juridica in care acestia detin interese directe sau indirecte sau orice interese de afaceri sunt implicati/e.
- In cazul in care procesul decizional este de competenta unui organ alcatuit din mai multe persoane, si oricare dintre membrii se afla intr-un un conflict de interese, membrul afectat nu poate vota.
- Un membru al conducerii executive nu isi poate asuma niciun fel de obligatii contractuale - incluzand contractele de vanzare - fata de Companie (in cazul in care acesta este membru al Consiliului de Administratie sau al Comitetului Conducatorilor sau ocupa o functie de Director General) decat daca Consiliul de Administratie si-a dat in prealabil consimtamantul printr-o decizie unanima. Decizia este unanima daca toti membrii prezenti voteaza la fel. Membrul participant interesat in decizie nu poate vota iar abtinerea sa nu va fi luata in considerare la evaluarea rezultatului votului. Aceasta dispozitie se aplica mutatis mutandis oricarui membru al conducerii care ocupa un loc in Consiliul de Administratie sau in Comitetului Conducatorilor, sau care activeaza ca si Director General intr-o institutie financiara care face parte din Grupul OTP, care intentioneaza sa incheie un contract cu o institutie financiara care face parte din Grupul OTP. In acest caz, este nevoie de consimtamantul prealabil al Consiliului de Administratie al institutiei financiare contractante si - daca este alta decat institutia de credit care exercita controlul - al institutiei de credit care exercita controlul pentru incheierea unui contract.
IV. CONFIDENTIALITATE
Compania detine, conform legii, calitatea de operator de date cu caracter personal si prelucreaza datele cu caracter personal in conformitate cu RDGP. In conformitate cu prevederile RDGP, Compania poate furniza informatii referitoare la datele personale prelucrate si orice alte informatii prevazute de actele normative aplicabile, ori de cate ori o institutie abilitata conform legii le va solicita. De asemenea, Compania poate efectua orice verificari, poate sa solicite si sa obtina informatii de la orice institutie competenta, registru public, arhiva, baza de date electronica sau tert abilitat, detinator de astfel de informatii, conform competentelor lor legale.
V. PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE
Prelucrarea datelor cu caracter personal in scopul aplicarii prezentei proceduri se realizeaza cu respectarea legislatiei aplicabile din domeniul protectiei datelor (toate legile si reglementarile aplicabile din Romania, reglementari primare cum ar fi, dar fara a se limita la: Regulamentul (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor cu privire la la prelucrarea datelor cu caracter personal si la libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor - RGPD), Legea nr. 190/2018 privind masurile de punere in aplicare a RGPD, Directiva 2002/58/CE privind prelucrarea datelor personale si protejarea confidentialitatii in sectorul comunicatiilor publice (Directiva asupra confidentialitatii si comunicatiilor electronice) sau legislatia secundara, cum ar fi Orientarile Grupului de Lucru Art. 29 sau alte orientari/decizii emise de Autoritatea Nationala de Supraveghere si Protectie a Datelor cu Caracter Personal)
In conformitate cu prevederile RGPD, OTP Leasing Romania IFN SA poate furniza informatii referitoare la datele personale prelucrate si orice alte informatii prevazute de actele normative aplicabile, ori de cate ori o institutie abilitata conform legii, le va solicita. OTP Leasing Romania IFN SA asigura standardele de securitate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal conform RGPD, prin luarea si aplicarea tuturor masurilor tehnice si operationale adecvate in vederea protejarii datelor cu caracter personal impotriva oricaror distrugeri accidentale sau ilegale, pierderi, modificari, dezvaluiri sau acces neautorizat si impotriva procesarii ilegale. Informatii legate de prelucrarea si protectia datelor cu caracter personal de catre OTP Leasing Romania IFN SA (scopuri, destinatarii datelor, drepturile de care beneficiaza persoana vizata conform legii: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), dreptul la restrictionarea prelucrarii, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opozitie, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, inclusiv profilare etc.) se regasesc pe pagina de Internet a OTP Leasing Romania IFN SA la adresa: www.otp-leasing.ro, sectiunea Confidentialitate.
